در بسیاری از سازمان‌ها، تیم فروش و خدمات مشتری برای مدیریت بهتر، ارسال پیش‌فاکتور و همچنین ثبت دریافتی‌‎های مشتریان از سی آرام پیام گستر استفاده می‌کنند. از طرف دیگر، تیم مالی باید همین اطلاعات را به صورت دقیق در یک نرم افزار حسابداری مانند نرم‌افزار حسابداری دشت وارد کند تا گزارش‌های مالی، مانده‌حساب مشتری، و سوابق پرداخت‌ها دقیق باشد.

یکی از چالش‌های رایج در همه کسب و کارها، هماهنگی اطلاعات مالی و ارتباطی بین این دو بخش(فروش و حسابداری) است. وقتی یک مشتری پرداختی انجام می‌دهد، و سند دریافت آن در CRM ثبت می‌شود باید نسخه‌ای از این اطلاعات به صورت دستی در نرم‌افزار حسابداری نیز ثبت شود. اما باید دقت داشت که احتمال خطاء، تأخیر یا مغایرت‌های حسابداری بسیار بالاست.

یکی از اصلی‌ترین مشکلات این است که اطلاعات دریافتی از مشتریان، مثل میزان پرداخت، روش تسویه حساب و تاریخ فاکتورها، به صورت دستی وارد سیستم حسابداری می‌شود. این فرایند دستی می‌تواند خطاهای انسانی زیادی را به همراه داشته باشد، چرا که فردی باید این اطلاعات را از سیستم CRM استخراج کرده و وارد سیستم حسابداری کند.

این روند علاوه بر ایجاد خطای انسانی، زمان زیادی از پرسنل می‌گیرد. همچنین به دلیل این‌که دو سیستم به طور مستقل از هم کار می‌کنند، امکان بروز اختلافات بین داده‌های موجود در CRM و سیستم حسابداری وجود دارد که می‌تواند باعث مشکلاتی در گزارش‌گیری مالی، عدم تطابق موجودی‌ها یا حتی مشکلات قانونی در آینده شود. این مشکلات می‌تواند منجر به تأخیر در پردازش اطلاعات مالی، عدم دقت در گزارش‌های حسابداری و ایجاد مشکلاتی در هنگام حسابرسی مالی یا امور مالیاتی شود. در نتیجه، عدم اتصال صحیح بین این دو سیستم می‌تواند منجر به کاهش سرعت و دقت در انجام عملیات مالی و حتی نارضایتی مشتریان شود.

راهکار چیست؟

استفاده از راهکار اتصال فرم‌های دریافت CRM پیام‌گستر به حسابداری دشت می‌تواند مشکل شما را حل کند. به این صورت که تمامی دریافتی‌های ثبت شده در سی آر ام به صورت خودکار در نرم افزار حسابداری وارد می‌شود و فرآیندهای ثبت اسناد مالی را تسریع می‌بخشد.

هر پرداخت یا فرم دریافتی که در CRM ثبت می‌شود، به‌صورت خودکار به حسابداری نیز منتقل میشود. این یعنی دیگر نیاز نیست کسی آن اطلاعات را دوباره وارد کند یا بین دو نرم‌افزار جابه‌جا شود. همه‌چیز با هم هماهنگ است؛ از اطلاعات مشتری گرفته تا تاریخ دریافت، شماره فاکتور، مبلغ پرداختی و حتی روش پرداخت.

این هماهنگی باعث می‌شود هم گزارش‌ها دقیق باشند، هم وقت و انرژی کارکنان صرف ورود اطلاعات دستی نشود، و هم مشتری‌ها سریع‌تر و بهتر خدمات بگیرند. در نهایت، یک سیستم منظم و هماهنگ به دست می‌آید که همه چیز در آن سر جای خودش است و کسب‌وکار با آرامش و سرعت بیشتری پیش می‌رود.