فروشگاه‌های اینترنتی مبتنی بر وردپرس معمولاً با افزونه‌‌های فروشگاه ساز قدرتمندی مانند ووکامرس(WooCommerce) ساخته می‌شوند. افزونه‌ای که فرآیند ثبت، پیگیری و مدیریت سفارشات را در بستر وبسایت، ساده و قابل‌اعتماد می‌سازد. از سوی دیگر، نرم‌افزار حسابداری کسبه به عنوان یک ابزار کاربردی در فروشگاه‌ها و کسب‌وکارها، برای ثبت مالی، انبارداری و کنترل گردش کالا مورد استفاده قرار می‌گیرد.

در بسیاری از فروشگاه‌های آنلاین، سفارش‌ها از طریق سایت ثبت می‌شوند، اما برای رسیدگی به امور مالی و ثبت سند حسابداری آن سفارش از نرم افزار حسابداری استفاده می‌شود. در واقع، اطلاعات سفارش‌هایی که در ووکامرس ثبت می‌شوند، به‌طور مستقیم وارد نرم‌افزار حسابداری نمی‌گردند. مشتری خرید را انجام می‌دهد، پرداخت نهایی می‌شود و سفارش در صف پردازش قرار می‌گیرد، اما جزئیات این سفارش‌ها به‌صورت پیش‌فرض به حسابداری منتقل نمی‌شوند و هر دو سیستم به شکل جداگانه عمل می‌کنند.

در چنین شرایطی، اپراتور یا مدیر فروشگاه باید پس از هر سفارش، وارد نرم‌افزار حسابداری شود و اطلاعات سفارش مانند: نام مشتری، اقلام خریداری‌شده، قیمت، تخفیف‌ها، روش پرداخت و وضعیت ارسال را مجدداً به‌صورت دستی ثبت کند.

روش دستی در ثبت اطلاعات، علاوه‌بر اتلاف زمان، باعث بروز مغایرت‌های متعددی نیز می‌شود. ممکن است یک سفارش به‌درستی در حسابداری ثبت نشود، یا مبلغ آن نادرست وارد شود یا حتی ممکن است به دلیل بی توجهی اپراتور سفارش‌هایی از قلم بیفتند. این مغایرت‌ها در گزارش‌های مالی پایان ماه، انبارگردانی، یا هنگام بررسی سود و زیان، نمود پیدا می‌کنند و تصمیم‌گیری صحیح را برای مدیریت دشوار می‌سازند.

راهکار چیست؟

راه حل شما برای این موضوع استفاده از راهکار "اتصال سفارشات افزونه ووکامرس به حسابداری کسبه" می‌باشد. در این حالت، هر سفارش ثبت‌شده در سایت، به‌صورت خودکار با تمام جزئیات (از جمله اطلاعات خریدار، اقلام، مبالغ، تخفیف‌ها و ...) وارد حسابداری می‌شود.

این یکپارچگی، نه‌تنها فرآیندهای مالی و حسابداری را دقیق‌تر می‌کند، بلکه از اتلاف زمان پرسنل نیز جلوگیری می‌نماید. از این پس تیم فروش می‌تواند با تمرکز بیشتر، بر خدمات به مشتریان فعالیت کند و تیم مالی نیز با داده‌های منسجم و به‌روز، گزارش‌گیری و تصمیم‌سازی را با اطمینان بیشتری انجام دهد.